Czym się różni podpisanie umowy od jej parafowania?

Spotkaliśmy się z praktyką polegającą na tym, że umowa jest najpierw parafowana na każdej stronie, a dopiero potem podpisywana. Czy jeśli umowa składa się z większej liczby stron, należy je obowiązkowo parafować? Co, jeśli tego nie zrobiono? Jaka jest różnica między podpisaniem a parafowaniem umowy?

Nie ma obowiązku parafowania czy podpisania każdej strony umowy - dla zachowania formy pisemnej wystarczy własnoręczny podpis na końcu dokumentu. Jeśli dokument składa się z wielu stron, często również załączników, to dobrą praktyką jest parafowanie każdej strony. Zamyka to drogę do ewentualnych nadużyć polegających na próbach "podmieniania" niektórych stron czy załączników. W praktyce parafowanie polega na umieszczeniu na dokumencie inicjałów.

Parafowanie stron umowy ma też inne znaczenie. Niekiedy uzgadnianie ostatecznej treści umowy jest długotrwałym procesem, w którym zaangażowanych jest wiele osób. Parafowanie oznacza wówczas przygotowanie dokumentu do złożenia podpisu. Dokument jest np. parafowany przez radców prawnych negocjujących firm i oznacza, że akceptują oni treść dokumentu - ale nie zawierają umowy, bo nie są do tego upoważnieni. Zaparafowane w ten sposób dokumenty są przygotowane do złożenia podpisów przez osoby uprawnione do zaciągania zobowiązań w imieniu przedsiębiorcy - np. członków zarządu spółki.

Z Kodeksu cywilnego wynika, że do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany (art. 78 K.c.). Podpisując dokument należy pamiętać o następujących zasadach. Po pierwsze, podpis powinien znajdować się pod treścią oświadczeń zawartych w dokumencie (podpisem objęte jest wszystko to, co znajduje się nad nim oraz na poprzednich stronach dokumentu). Po drugie, podpis musi być własnoręczny, aby w wyniku badań grafologicznych można było stwierdzić, od kogo pochodzi. Po trzecie, nie jest podpisem tzw. faksymila, czyli odciśnięty w formie pieczęci obraz podpisu. Nie można też mówić o dochowaniu formy pisemnej wtedy, gdy podpisany dokument został przesłany tylko faksem lub pocztą elektroniczną. "Podpis na dokumencie przesłanym faksem nie spełnia wymogu podpisu własnoręcznego, ponieważ dokument taki jest tylko kopią". Uznał tak Sąd Apelacyjny w Katowicach w wyroku z dnia 29 grudnia 2006 r., sygn. akt I ACa 1589/06. Warto zatem dopilnować, aby kontrahent w ślad za dokumentem wysłanym faksem czy mailem dostarczył oryginał w tradycyjny sposób. Po czwarte, podpis powinien zawierać co najmniej nazwisko podpisującego, niekoniecznie czytelne. Dopuszczalne jest pominięcie części liter. Należy unikać podpisywania umowy samymi inicjałami, bo może to budzić wątpliwości, czy zamiarem strony było złożenie wiążącego ją oświadczenia woli, czy jedynie parafowanie dokumentu rozumiane jako przygotowanie go do podpisu.