Rozliczenie zawartej a niespisanej umowy o dzieło

W 2017 r. doszło do przekształceń organizacyjnych w strukturze naszego przedsiębiorstwa. W marcu 2018 r. jeden z naszych kontrahentów poinformował nas, że nie otrzymał wynagrodzenia z tytułu umowy o dzieło wykonanej w maju 2017 r. Po wyjaśnieniu sprawy okazało się, że byli pracownicy nie przekazali do działu księgowości informacji, aby sporządzić umowę.

1) Czy w tej sytuacji teraz możemy zawrzeć pisemną umowę o dzieło na prace wykonane w maju 2017 r.?

Umowy cywilnoprawne, takie jak umowa o dzieło czy zlecenia, nie wymagają dla swej ważności szczególnej formy. Oznacza to, że to od woli stron zależy wybór formy, w jakiej zostanie zawarta umowa. Może być to np. forma pisemna, ustna, elektroniczna, dokumentowa, czy inna.

Jeżeli strony przed wykonaniem umowy, które miało miejsce w maju 2017 r., uzgodniły wszystkie niezbędne elementy umowy, w tym w szczególności jej przedmiot, zakres i wynagrodzenie lub zasady jego ustalenia, a następnie umowa została wykonana, nie ma podstaw prawnych do jej ponownego zawarcia w kwietniu 2018 r. Należy bowiem przyjąć, że umowa zawarta przez strony pierwotnie (tj. w maju 2017 r.) jest ważna, a jej postanowienia wiążą strony. Zgodnie z art. 70 § 1 Kodeksu cywilnego w razie wątpliwości umowę poczytuje się za zawartą w chwili otrzymania przez składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu, a jeżeli dojście do składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu nie jest wymagane - w chwili przystąpienia przez drugą stronę do wykonania umowy. Przepis ten znajduje zastosowanie w sytuacji, gdy strony nie są w stanie ustalić dokładnego momentu zawarcia umowy, jednak jak wynika z jego treści najpóźniejszym momentem zawarcia umowy jest chwila przystąpienia przez drugą stronę do jej wykonania.

Co ważne, umowa ta została już wykonana, zatem nie ma podstaw do jej rozwiązania czy wprowadzenia do niej zmian. Fakt, że przedsiębiorstwo nie posiada umowy w wersji pisemnej w żaden sposób nie wpływa bowiem na jej ważność czy wzajemne obowiązki stron. Czytelnik powinien zatem rozliczyć się z wykonawcą umowy na zasadach określonych w umowie. Na potrzeby uzupełnienia dokumentacji potwierdzającej wykonanie umowy o dzieło i żądanie wypłaty wynagrodzenia wykonawca może wystawić Czytelnikowi np. rachunek do umowy o dzieło lub pismo potwierdzające wykonanie dzieła zgodnie z umową i wskazujące dane do rozliczenia transakcji.

2) W jaki sposób taka umowa powinna zostać rozliczona w podatku dochodowym po stronie usługodawcy?

Odpowiedź na pytanie w tym zakresie jest uzależniona od tego, czy wykonawca jest przedsiębiorcą oraz czy wykonał usługę w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej, czy też była ona wykonana poza tą działalnością.

Nie ma przeszkód, aby osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą osiągała poza nią przychody z umów cywilnoprawnych, w tym z umowy o dzieło. Dla kwalifikacji do odpowiedniego źródła przychodów nie jest przy tym istotne to, że przedmiot usługi wykonywanej przez nią na podstawie umowy o dzieło jest tożsamy z zakresem prowadzonej działalność. Należy ją przeprowadzić w oparciu o art. 10 ustawy o pdof. Przepis ten jako odrębne źródła przychodów wymienia działalność wykonywaną osobiście (art. 10 ust. 1 pkt 2 ustawy o pdof) oraz pozarolniczą działalność gospodarczą (art. 10 ust. 1 pkt 3 tej ustawy).

Wzory umowy zlecenia i o dzieło dostępne są w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Umowy.

Działalnością gospodarczą jest działalność zarobkowa, w tym m.in. usługowa, prowadzona we własnym imieniu bez względu na jej rezultat, w sposób zorganizowany i ciągły (art. 5a pkt 6 ustawy o pdof). Jednak nie stanowią jej czynności spełniające łącznie warunki wymienione w art. 5b ust. 1 ustawy o pdof, czyli gdy:

odpowiedzialność wobec osób trzecich za rezultat tych czynności oraz ich wykonywanie, z wyłączeniem odpowiedzialności za popełnienie czynów niedozwolonych, ponosi zlecający wykonanie tych czynności,
są one wykonywane pod kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonych przez zlecającego te czynności,
wykonujący te czynności nie ponosi ryzyka gospodarczego związanego z prowadzoną działalnością.

Przychodami z działalności wykonywanej osobiście są natomiast przychody uzyskane m.in. z realizacji przez osoby fizyczne umów o dzieło od podmiotów wskazanych w art. 13 pkt 8 lit. a) ustawy o pdof, czyli zawartych z osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, osobą prawną i jej jednostką organizacyjną oraz jednostką organizacyjną niemającą osobowości prawnej. Są to zatem przychody uzyskane z tytułu osobistej realizacji umów o dzieło przez osoby nieprowadzące działalności gospodarczej oraz zawieranych poza działalnością przez przedsiębiorców.

Wobec powyższego, jeżeli usługa, o której mowa w pytaniu, wykonana została przez przedsiębiorcę w ramach działalności gospodarczej, wówczas wykonawca dzieła z uzyskanego z niej przychodu powinien był się rozliczyć samodzielnie w oparciu o art. 14 ust. 1c ustawy o pdof. Z przepisu tego wynika, że za datę powstania przychodu, z wyjątkami nieistotnymi w analizowanej sprawie, uważa się dzień wykonania usługi albo częściowego jej wykonania, nie później niż dzień wystawienia faktury albo uregulowania należności. Moment jego powstania wyznacza zdarzenie, które miało miejsce najwcześniej - czyli w omawianym przypadku powstałby on w maju 2017 r.

Natomiast jeśli wykonawcą umowy była osoba nieprowadząca działalności gospodarczej lub przedsiębiorca, który zawarł ją poza działalnością gospodarczą, wówczas moment powstania przychodu jako wskazanego w art. 13 pkt 8 lit a) ustawy o pdof, wyznacza się w oparciu o uregulowania zawarte w art. 11 ustawy o pdof. Wynika z niego, że przychodami, z zastrzeżeniami niemającymi zastosowania w takim przypadku, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym m.in. pieniądze i wartości pieniężne. W związku z tym przychód ten powstaje w momencie postawienia do dyspozycji lub zapłaty należności za wykonaną w ramach umowy o dzieło usługę. Podmiot zamawiający dzieło jako płatnik pdof powinien od takiego przychodu obliczyć i pobrać zaliczkę na podatek na zasadach określonych w art. 41 ustawy o pdof.

"Jeżeli zakład pracy powierza swojemu pracownikowi stanowisko, z którym wiąże się prowadzenie rokowań i składanie ofert, których wymiana może doprowadzić do zawarcia umowy, to należy uznać, że jest on upoważniony do składania oświadczeń woli w imieniu tego zakładu, w sprawach objętych jego zakresem czynności".

Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 5 grudnia 2003 r., sygn. akt IV CK 286/02