Na co uważać w umowach najmu komercyjnego?

Najem komercyjny, zwany też gospodarczym, często odbywa się pod dyktando dużych sieci handlowych lub usługowych szukających dla swoich punktów określonych lokalizacji, albo zawierany jest na warunkach stawianych przez właścicieli lub zarządców galerii i pasaży. Kontrahent, który otrzymuje do podpisu gotowy już wzór umowy najmu, musi zdawać sobie sprawę z faktu, że autor projektu takiego dokumentu z pewnością dobrze zadbał wyłącznie o własne interesy. Resztę trzeba sobie wynegocjować, co jednak wymaga w pierwszej kolejności ustalenia, które zapisy stwarzać mogą największe ryzyko.

Teksty przyszłych umów najmu mogą być rozbudowane i zawierać liczne nakazy, zakazy, terminy, dodatkowe opłaty i kary umowne. Na tego rodzaju postanowienia warto zawsze zważać i ewentualnie próbować dokonać ich usunięcia lub zmian. Czasem jednak większe niebezpieczeństwo tkwi w mniej widocznych na pierwszy rzut oka zapisach, np. dotyczących wypowiedzenia czynszu, okresu najmu, opłat dodatkowych czy zasad rozliczenia nakładów.

Kontrakt na lata

Rozpoczęcie działalności handlowej czy usługowej w nowym lokalu wiąże się zwykle ze znacznymi inwestycjami mającymi na celu przystosowanie, wykończenie i wyposażenie najmowanej powierzchni. Warto więc upewnić się, czy tego rodzaju nakłady nie pójdą szybko na marne. Dlatego też nie tylko wynajmującemu, lecz również najemcy winno zależeć na zastrzeżeniu oznaczonego czasu trwania umowy (np. na 8 lat) z opcją jego przedłużenia.

Decyzja co do tego, jak długo najemca będzie uprawniony do używania lokalu należy do stron umowy najmu, jednak nie do końca, gdyż obowiązują pewne limity czasowe (10 i 30 lat). W przypadku umów zawieranych między przedsiębiorcami, czyli np. pomiędzy podmiotem będącym właścicielem galerii handlowej a osobą zainteresowaną otwarciem w tym obiekcie swojej placówki, strony mogą zawrzeć terminową (na czas oznaczony) umowę najmu nawet na okres 30 lat. Dopiero po tym okresie przekształci się ona w umowę zawartą na czas nieoznaczony. Dla porównania typowa umowa najmu lokalu mieszkalnego nie może ustalać dłuższego okresu aniżeli 10 lat.

Należy jednak pamiętać, że umowa najmu zawarta na czas oznaczony w zasadzie - poza wyjątkami określonymi w przepisach prawa oraz w umowie - nie może być wypowiedziana. Można ją wprawdzie przed czasem rozwiązać za zgodą obu stron, ale o taką w konfliktowych sytuacjach dość trudno. Umowa terminowa zabezpiecza zarówno najemcę przed zbyt wczesną decyzją wynajmującego o wypowiedzeniu umowy (nie będzie ono bowiem skuteczne), jak i chroni wynajmującego na wypadek, gdyby najemca rozmyślił się lub uznał po niedługim czasie, że wybrana lokalizacja nie przynosi spodziewanych profitów.

Strony mogą jednak przewidzieć w umowie określone przyczyny uzasadniające jednostronne jej zakończenie przed terminem. Owe przyczyny mogą być określone ogólnie, jako np. "ważne powody", jednak dla obu stron lepiej zachować większą precyzję (np. w razie zakończenia działalności gospodarczej przez jedną ze stron).

Jak rozliczać nakłady?

Sposób rozliczenia inwestycji w przedmiot najmu zależy przede wszystkim od decyzji stron. Najemca, który zmuszony jest poczynić spore nakłady, aby w ogóle przystosować dane pomieszczenie do profilu wykonywanej działalności, chętnie widziałby możliwość ich późniejszego rozliczenia z wynajmującym. Na to jednak trudno liczyć w przypadku najmu komercyjnego, jeżeli projekt umowy najmu pochodzi od przyszłego wynajmującego (np. właściciela galerii). Wówczas należy raczej spodziewać się tego, że kwestia nakładów poczynionych w lokalu użytkowym bywa jednoznacznie rozstrzygana na niekorzyść najemcy, np. przez zastrzeżenie, zgodnie z którym wynajmujący po zakończeniu najmu (wygaśnięciu umowy) nie będzie miał obowiązku zwracać najemcy jakichkolwiek nakładów, w tym ulepszeń. Konsekwentnie w umowie może się pojawić zakaz potrąceń nakładów z czynszem najmu.

Jeżeli w umowie brak postanowień na temat ulepszeń przedmiotu najmu, co jednak w gospodarczych stosunkach zdarza się rzadziej, zastosowanie znajduje dość niekorzystna dla najemcy regulacja, pozwalająca wynajmującemu dokonać wyboru jednego z dwóch:

1) zatrzymania ulepszeń za zapłatą sumy odpowiadającej ich wartości w chwili zwrotu albo

2) żądania przywrócenia stanu poprzedniego (art. 676 K.c.).

Czynsz i opłaty

W przypadku typowych i najczęściej występujących umów najmu lokali mieszkalnych czy nawet użytkowych poza czynszem występują jedynie opłaty eksploatacyjne. Tutaj jednak (najem komercyjny) często spotykanych jest wiele dodatkowych kosztów. Najczęściej bowiem dochodzą również opłaty marketingowe (przeznaczane na reklamę i promocję całego obiektu), sprzątanie, klimatyzację, ochronę, ubezpieczenie itd. Najemca nie może o nich zapominać, badając opłacalność przedsięwzięcia.

Analizując wysokość czynszu przyszły najemca winien też dokładnie zbadać zapisy dotyczące zmian oraz waloryzacji czynszu. Brak wzmianek na ten temat wcale nie będzie z korzyścią dla najemcy. Wynajmujący będzie miał wówczas otwartą drogę do częstych i niemal nieograniczonych podwyżek.

Wynajmujący lokal może podwyższyć czynsz, wypowiadając dotychczasową wysokość czynszu najpóźniej na miesiąc naprzód, na koniec miesiąca kalendarzowego.

Pytanie, czy najemca ma wówczas prawo odmówić przyjęcia podwyżki ze skutkiem w postaci wygaśnięcia kontraktu i bez negatywnych dla najemcy konsekwencji. Odpowiedź zależy od brzmienia umowy. Jeżeli najemca zgodził się na zmiany wysokości czynszu w określonych granicach i częstotliwości, to trudno mu później przyznać prawo do odmowy przyjęcia podwyżki ze wspomnianym skutkiem.

Podobne wątpliwości nie dotyczą waloryzacji czynszu, która odbywa się niejako z automatu na podstawie obiektywnych wskaźników (np. inflacji, kursu obcej waluty, ceny złota).

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 23.04.1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. nr 16, poz. 93 ze zm.)