Dodatkowa dokumentacja przy umowie zlecenia

Od 1 stycznia 2017 r. zawarcie umowy zlecenia lub o świadczenie usług nie ogranicza się do podpisania umowy i późniejszego wystawienia rachunku. Stronom umowy, a zwłaszcza zleceniobiorcy, przybyło obowiązków dokumentacyjnych. Od wskazanej daty liczba godzin pracy przy wykonywaniu wspomnianych umów musi być ewidencjonowana.

Kiedy nie trzeba prowadzić ewidencji

Z dniem 1 stycznia 2017 r. weszła w życie ustawa o zmianie ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2016 r. poz. 1265). Zagwarantowała ona zleceniobiorcom lub świadczącym pracę na podstawie umowy o świadczenie usług (dalej zleceniobiorcom), minimalną stawkę wynagrodzenia za każdą godzinę pracy w ramach tych umów. W 2017 r. godzinowa stawka minimalna dla zleceniobiorcy wynosi 13 zł.

Z wymogiem zachowania stawki minimalnej dla zleceniobiorcy wiąże się obowiązek ustalenia w umowie zlecenia sposobu potwierdzania liczby godzin pracy w ramach tej umowy. Jest to konieczne dla sprawdzenia, czy w danym miesiącu zleceniobiorcy zostało zapewnione wynagrodzenie za godzinę pracy w wysokości co najmniej minimalnej. Do takiego ustalenia trzeba mieć wiedzę o liczbie godzin faktycznie przepracowanych przez zleceniobiorcę w danym miesiącu. W konsekwencji, w przypadku gdy przepisy dopuszczają zwolnienie z obowiązku zapewnienia stawki godzinowej ze zlecenia, nie ma też potrzeby ewidencjonowania liczby godzin pracy zleceniobiorcy. Oznacza to, że zgodnie z art. 8d ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, wymóg ewidencjonowania liczby godzin na zleceniu nie dotyczy:

umowy zlecenia/o świadczenie usług, za które przysługuje wyłącznie wynagrodzenie prowizyjne, a o miejscu i czasie wykonania zlecenia/świadczenia usługi decyduje zleceniobiorca,
umów dotyczących usług opiekuńczych i bytowych realizowanych przez prowadzenie rodzinnego domu pomocy na podstawie art. 52 ustawy o pomocy społecznej,
umów o/w przedmiocie

pełnienie funkcji rodziny zastępczej zawodowej,
utworzeniu rodziny zastępczej zawodowej lub rodzinnego domu dziecka,
prowadzenia rodzinnego domu dziecka,
pełnienia funkcji rodziny pomocowej,
pełnienia funkcji dyrektora placówki opiekuńczo-wychowawczej typu rodzinnego,
pełnienia funkcji wychowawcy wyznaczonego do pomocy w kierowaniu placówką opiekuńczo-wychowawczą typu rodzinnego, w przypadku gdy w tej placówce nie ma zatrudnionego dyrektora,

jeżeli ze względu na charakter sprawowanej opieki usługi świadczone są nieprzerwanie przez okres przekraczający dobę.

Minimalna stawka godzinowa (a zarazem obowiązek prowadzenia ewidencji) nie dotyczy też, co do zasady, usług polegających na opiece nad grupą podczas wypoczynku lub wycieczek, a także usług opieki nad osobą niepełnosprawną lub w podeszłym wieku, jeżeli opiekun zamieszkuje wspólnie z podopiecznym w jego mieszkaniu czy domu.

Zapis w umowie i ewidencja

Strony zawierające umowę zlecenia/o świadczenie usług powinny określić w tej umowie sposób potwierdzania liczby godzin wykonywania zlecenia. W przypadku gdy strony nie dokonają takich ustaleń, zleceniobiorca jest zobowiązany do przedkładania informacji o liczbie godzin wykonania zlecenia - w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia. Informacja może być przygotowana w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej. W praktyce wspomniana informacja (potocznie zwana ewidencją) może przybrać formę prostego oświadczenia, w którym zleceniobiorca wskaże liczbę godzin pracy na zleceniu w danym miesiącu. Może być również bardziej rozbudowana, np. ewidencja za dany miesiąc może zawierać zestawienie liczby godzin pracy w każdym dniu tego miesiąca (pozostawiając puste pola przy dniach, w których nie była wykonywana praca), z podaniem łącznej sumy godzin. Taka ewidencja za dany miesiąc powinna być podpisana przez zleceniobiorcę - podpis może dotyczyć całej ewidencji lub też każdego dnia z osobna.

Przykładowy rejestr godzin realizacji zlecenia jest dostępny w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Prawo pracy.

Należy jedynie przestrzec przed zbytnim uszczegóławianiem ewidencji - podawanie w niej np. przyczyn niewykonywania pracy w danym dniu może się bowiem kojarzyć z listą obecności, stosowaną przy etatowym zatrudnieniu. Równie dobrze strony umowy mogą poprzestać na składaniu co miesiąc "zwykłego" oświadczenia o liczbie godzin pracy w miesiącu, bez dołączania wykazu (ewidencji) tych godzin. Wszystko zależy od ustaleń poczynionych w treści umowy, gdzie powinien zostać wskazany sposób potwierdzania liczby godzin pracy na zleceniu. Należy nadmienić, że w przypadku, gdy wykonanie zlecenia zostanie przyjęte przez kilka osób, każda z nich musi prowadzić "swoją" ewidencję.

W razie braku umowy na piśmie

Jeśli umowa zlecenia nie zostanie zawarta z zachowaniem formy pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej, zleceniodawca ma obowiązek potwierdzić na piśmie (bądź w formie elektronicznej lub dokumentowej) przyjmującemu zlecenie ustalenia co do sposobu potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia. Potwierdzenie to powinno być doręczone zleceniobiorcy przed rozpoczęciem wykonywania zlecenia. W razie niedoręczenia takiego dokumentu zleceniobiorcy, będzie on przedkładał zleceniodawcy informacje o liczbie godzin wykonywania zlecenia.

Do obowiązków zleceniodawcy (lub strony umowy o świadczenie usług) należy przechowywanie ewidencji godzin wykonywania zlecenia i dokumentów określających sposób potwierdzania ilości tych godzin. Okres przechowywania wynosi 3 lata od dnia, w którym wynagrodzenie, którego dotyczy dany dokument (ewidencja), stało się wymagalne. Archiwizacja tej dokumentacji jest konieczna dla celów dowodowych - tylko na tej podstawie przedsiębiorca może wykazać, że zapewnił zatrudnianym przez siebie zleceniobiorcom minimalną stawkę godzinową.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 10.10.2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2015 r. poz. 2008 ze zm.)