Naliczanie opłat za wezwanie do zapłaty

Gdy dłużnik zalega z zapłatą, z reguły wysyła się mu wezwanie do zapłaty. Wierzyciel ponosi koszty z tym związane. Można nimi obciążyć dłużnika. Należy jednak zadbać o odpowiednie postanowienia w umowie, tak aby nie zostały one uznane za niedozwolone klauzule umowne w stosunkach z konsumentami. W przypadku umów z przedsiębiorcami można skorzystać z prawa do zryczałtowanej rekompensaty na koszty windykacji z ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych.

Opłaty za wezwania

Nie ma przeszkód, aby w umowie z innym przedsiębiorcą ustalić, że w razie opóźnienia w zapłacie będzie wysłane wezwanie do zapłaty, za co dłużnikowi zostanie naliczona określona opłata. Taka umowa nie musi mieć formy pisemnej, choć oczywiście w razie sporu o zasadność naliczenia opłaty pisemna umowa rozwiewa wątpliwości, czy dłużnik na takie ustalenia się zgodził. Nie ma przepisów, które szczegółowo regulują te kwestie - jest to dopuszczalne na zasadzie swobody zawierania umów. Takie postanowienia stosują np. firmy leasingowe. Z reguły opłaty wynoszą ok. 20-30 zł. Nie należy przesadzać z ich wysokością.

Niektóre firmy informację o naliczaniu opłaty za wysłanie wezwania do zapłaty zamieszczają w treści faktury. Czy takie postanowienie jest skuteczne? Jeśli jest to klauzula nieuzgodniona z kontrahentem, jednostronnie zamieszczona przez wystawcę faktury, to naliczone na jej podstawie opłaty można będzie kwestionować. Nie można tu bowiem mówić o umownym ustaleniu prawa do naliczania takiej opłaty ani jej wysokości - do umowy konieczne są bowiem oświadczenia obu stron. W razie sporu wystawca faktury musiałby udowodnić, że osoba uprawniona do reprezentowania kontrahenta (zaciągania w jego imieniu zobowiązań) wyraziła zgodę na postanowienia, które zamieszczono na fakturze. Nie będzie to proste, jeśli fakturę podpisał np. kierowca kontrahenta czy magazynier.

Umowy z konsumentami

Większe obostrzenia dotyczące opłat za wezwania do zapłaty występują w przypadku umów z konsumentami, czyli osobami fizycznymi zawierającymi umowy w celach niezwiązanych z prowadzoną działalnością gospodarczą lub zawodową. Doświadczyło tego wiele banków, które zamieściły w swoich regulaminach i cennikach opłaty za wysłanie wezwań do zapłaty. Postanowienia te zostały uznane za tzw. niedozwolone klauzule umowne przez Sąd Ochrony Konkurencji i Konsumentów w Warszawie i wpisane do rejestru niedozwolonych postanowień prowadzonego przez Prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (wpisy w rejestrze nr: 978, 1796, 3853, 4065, 4183, 4394, 4395, 5331). Sąd nie kwestionował samego prawa do naliczenia takiej opłaty. Przyczyną uznania ich za niedozwolone był brak dokładnego zakreślenia limitu i częstotliwości wysyłania wezwań. Wątpliwości budziły też opłaty sięgające kilkudziesięciu złotych. Sąd uznał, że czynności windykacyjne należą do zakresu obowiązków pracowników banku, w związku z czym nie generują dodatkowych kosztów po jego stronie. Bank obciążają jedynie koszty związane z przesłaniem korespondencji dłużnikowi.

Z art. 385¹ Kodeksu cywilnego wynika, że niedozwolone klauzule umowne, czyli postanowienia umowy zawieranej z konsumentem nieuzgodnione indywidualnie, nie wiążą go, jeżeli kształtują jego prawa i obowiązki w sposób sprzeczny z dobrymi obyczajami, rażąco naruszając jego interesy.

Gdy opłat nie przewidziano w umowie

Co, jeśli opłaty za wysłanie upomnienia nie przewidziano w umowie? Z reguły sądy nie zaliczają kosztów wysłania wezwania do zapłaty do kosztów procesu, których zwrotu strona wygrywająca może żądać od przegrywającej. Wierzyciel ponosi jednak te koszty, bo przed złożeniem pozwu takie wezwanie się wysyła. Teoretycznie wierzyciel mógłby zażądać od dłużnika zapłaty odszkodowania równego kosztom wysłania upomnienia - opłaty za wysłanie listu poleconego, koszt papieru, koperty. W praktyce wierzyciele z takiej możliwości nie korzystają. Może się to jednak zmienić dzięki ustawie o terminach zapłaty w transakcjach handlowych.

Wierzyciel, który spełnił swoje świadczenie i nie otrzymał zapłaty w terminie, może żądać od kontrahenta równowartości 40 euro, jako rekompensaty na koszty windykacji. Kwotę 40 euro przelicza się na złote według średniego kursu euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne. Przewiduje to art. 10 ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych obowiązującej od 28 kwietnia 2013 r. Ma on zastosowanie tylko do zobowiązań z umów będących transakcjami handlowymi, które zostały zawarte, gdy nowa ustawa już obowiązywała. Zamiast więc naliczać opłaty za wysłanie wezwania do zapłaty, można zażądać 40 euro rekompensaty na koszty windykacji w związku z brakiem zapłaty w terminie. Wysłanie wezwania do zapłaty jest czynnością windykacyjną.

Rekompensata w wysokości równowartości 40 euro przysługuje wierzycielowi, który spełnił swoje świadczenie i nie otrzymał zapłaty w terminie określonym w umowie albo w pisemnym wezwaniu dłużnika do zapłaty, w szczególności w doręczonej dłużnikowi fakturze lub rachunku, potwierdzających dostawę towaru lub wykonanie usługi. W takim przypadku wierzyciel automatycznie nabywa prawo do zryczałtowanej rekompensaty w wysokości równowartości 40 euro na koszty odzyskiwania należności. Jeśli koszty odzyskiwania należności poniesione z tytułu opóźnień w zapłacie w transakcji handlowej przekroczą kwotę 40 euro rekompensaty, to wierzycielowi przysługuje zwrot tych kosztów, w tym kosztów postępowania sądowego, pomniejszonych o tę kwotę.

Przepis ten stosuje się tylko do transakcji handlowych, czyli umów, których przedmiotem jest odpłatna dostawa towaru lub odpłatne świadczenie usługi, jeżeli strony zawierają ją w związku z wykonywaną działalnością. Ustawy nie stosuje się więc do umowy między przedsiębiorcą a konsumentem, czy przedsiębiorcą i wspólnotą mieszkaniową.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 23.04.1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. z 2014 r. poz. 121)

Ustawa z dnia 8.03.2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (Dz. U. poz. 403)